Kick-off aziendale a gennaio: il pomeriggio in laboratorio

In tante aziende gennaio è il mese del kick-off: i risultati dell'anno appena chiuso, gli obiettivi del nuovo, chi se ne occupa. Spesso è una mattina, o una giornata intera, di slide in sala riunioni, e il momento per stare insieme arriva in fondo, quando l'attenzione è già finita.

Il kick-off funziona meglio se lo tratti come un evento a sé, in due tempi: una plenaria breve al mattino sugli obiettivi dell'anno e un pomeriggio in laboratorio con un Maker. Al pomeriggio le stesse persone che hanno ascoltato numeri e priorità lavorano fianco a fianco a qualcosa che nessuno sa già fare. Non è il laboratorio attaccato in coda a ore di presentazioni, uno degli errori che si ripetono negli eventi aziendali: è metà della giornata, con il suo tempo e il suo spazio.

Perché gennaio (e febbraio) è un buon momento

• Il calendario è più libero. Dicembre è pieno di cene e feste di Natale; dopo le feste, di solito, anche i laboratori hanno più date libere.
• Si sta al chiuso. Con il freddo e le giornate corte, un'attività all'aperto è una scommessa sul meteo. Un laboratorio no: si lavora al caldo e non serve un piano B.
• Si riparte insieme. Dopo la pausa delle feste, un momento comune all'inizio dell'anno non ha bisogno di pretesti.
• Gli obiettivi sono freschi. Budget e priorità sono appena stati decisi: la plenaria ha qualcosa di concreto da dire, e il pomeriggio mette allo stesso tavolo chi dovrà lavorarci.

Plenaria al mattino, laboratorio al pomeriggio

La logica è semplice: la testa al mattino, quando l'attenzione è piena, e le mani al pomeriggio, quando stare seduti ad ascoltare costa di più. E obbliga a tenere la plenaria corta: due ore ben preparate valgono più di una giornata di presentazioni.

Un'agenda tipo

• 9:00-9:30: arrivi e caffè.
• 9:30-11:30: plenaria. L'anno chiuso in pochi numeri, gli obiettivi del nuovo, chi se ne occupa. Dieci minuti di domande alla fine, non di più.
• 11:30-12:30: piccoli gruppi sugli obiettivi o domande aperte con la direzione. Si può anche saltare.
• 12:30-14:00: pranzo.
• Dalle 14:00: laboratorio. La durata la scrive la proposta: come riferimento, di solito si ragiona su due o tre ore.
• Fine pomeriggio: un saluto breve di chi guida l'azienda o il team, e chi vuole resta per un aperitivo.

Nella richiesta, alla voce fascia oraria, scegli «Pomeriggio (14-18)» e nelle note scrivi che al mattino c'è la plenaria e dove si tiene. Così chi prepara la proposta sa a che ora il gruppo è libero e da dove arriva.

Quattro accorgimenti perché il laboratorio non diventi una coda

• La mattina finisce all'ora prevista. Se la plenaria sfora, a pagare è il laboratorio: chi presenta sa che alle 12:30 si va a pranzo, e le domande rimaste si raccolgono per dopo.
• Si cambia stanza, o meglio ancora luogo. Il laboratorio nella sala delle slide, con le sedie appena spostate, non aiuta. Un'altra sala, la mensa o il laboratorio del Maker segnano il passaggio.
• Nel pomeriggio niente slide. Nessun «aggiornamento veloce» a metà laboratorio, nessun computer aperto sul tavolo. Se c'è qualcosa da dire, si dice alla fine.
• I tavoli si decidono sugli obiettivi. Mettete vicine persone che quest'anno lavoreranno allo stesso progetto ma di solito non si incrociano.

Dove farlo

Se la plenaria si tiene in sede, anche il laboratorio può restare lì, in un altro spazio: una sala riunioni grande, la mensa, un ambiente ampio e sgombro. È il formato più comodo per i gruppi numerosi. Per un magazzino o un'area produttiva, senti prima il responsabile della sicurezza.

Per i gruppi più piccoli, spostarsi dopo pranzo nel laboratorio di un Maker è il modo più netto di cambiare registro: attrezzi veri, materiali a portata di mano, nessun proiettore. Se non avete uno spazio adatto, la location la troviamo noi insieme al Maker.

Cosa fare: si porta a casa oggi o qualche settimana dopo?

È la scelta che pesa di più sulla giornata, e conviene farla prima di fissare la data.

Tecniche che si chiudono in giornata

Con la cucina, la tessitura o la pittura il lavoro si chiude nel pomeriggio e ognuno porta via il suo. La cucina ha un vantaggio in più a fine giornata: quello che si è preparato si assaggia insieme. Nella richiesta si possono indicare anche il cuoio o il legno. Ogni tecnica, però, dipende da chi è disponibile nella vostra zona: nella risposta ti diciamo cosa si può fare davvero.

La ceramica, che torna qualche settimana dopo

La ceramica è la tecnica che si trova più facilmente fra i laboratori di Handsome, ma ha un tempo suo: il pezzo deve asciugare e va cotto, quindi torna dopo qualche settimana. Per un kick-off di gennaio non è un difetto: distribuire i pezzi può diventare un secondo momento insieme, magari al primo punto sugli obiettivi dell'anno. La proposta indica cosa si porta a casa: con la ceramica, chiedi anche come e quando tornano i pezzi.

Nella richiesta puoi indicare più tipi di esperienza, oppure «Sorprendimi», e come obiettivo «Team building»: la proposta parte da lì.

La festa di Natale rimandata a gennaio

Se a dicembre non avete trovato una data, la festa di Natale si può spostare a gennaio: le persone sono le stesse e il calendario è più libero. Formati e idee sono quelli della festa di Natale aziendale in laboratorio; l'unica decisione in più è se unirla al kick-off, con il laboratorio al pomeriggio e la cena la sera, o tenerla come una serata a parte.

Quando chiedere per una data di gennaio

Prima della chiusura per le feste di dicembre. Ti rispondiamo entro 24 ore e la proposta arriva entro 2 giorni lavorativi, ma a ridosso delle feste i giorni lavorativi sono pochi: meglio mandare la richiesta prima che l'ufficio chiuda. Indica da due a quattro date: con più opzioni è più facile trovare un Maker libero.

• Evita i primi giorni dopo l'Epifania, quando una parte del team può essere ancora in ferie: la seconda metà di gennaio e febbraio danno più margine.
• Tieni d'occhio la scadenza della proposta. La proposta indica fino a quando vi teniamo libera la data: se il budget del nuovo anno deve ancora essere approvato, conviene avere il via libera prima di quel giorno.

Come funzionano richiesta, proposta e pagamento

1. Compili la richiesta per le aziende: persone, da due a quattro date, città, fascia oraria, budget indicativo a persona, tipo di esperienza e se avete già la location. Nelle note scrivi della plenaria del mattino.
2. Entro 24 ore ti rispondiamo ed entro 2 giorni lavorativi ricevi la proposta: cosa farete, data e orario, numero di persone, cosa si porta a casa e prezzo a persona, tutto incluso: materiali, Maker e organizzazione. Nessun impegno fino alla conferma.
3. Per fermare la data paghi online l'importo indicato nella proposta, con P.IVA e codice SDI (o PEC), e ricevi la fattura elettronica.
4. Per tutta l'organizzazione hai un solo interlocutore: Handsome. Del Maker, dei materiali e dei tempi ci occupiamo noi: non serve contattare nessuno direttamente.

Se è il primo evento di questo tipo che organizzi, la guida al team building creativo per chi lavora in HR copre obiettivo, budget e brief. Per le aziende fra Pesaro, Fano e Urbino c'è anche la guida al team building a Pesaro e Urbino.