Evento per clienti e fornitori in un laboratorio artigiano: la serata che ringrazia senza vendere

Per ringraziare i clienti, di solito un'azienda sceglie fra la cena al ristorante, con il tavolo lungo e il discorso a metà serata, e l'appuntamento allo stand in fiera, fra un incontro e l'altro. Funzionano, ma hanno lo stesso limite: il cliente resta un cliente, il fornitore resta un fornitore, e la conversazione torna presto ai listini.

Una sera infrasettimanale in un laboratorio artigiano, organizzata da voi e lontano dalle fiere, sposta i ruoli per qualche ora: chi di solito si incontra dai due lati di una scrivania si ritrova allo stesso banco, con le mani impegnate nella stessa cosa. Ecco come si prepara, dagli inviti al giorno dopo.

Perché fuori dalle fiere

In fiera il cliente ha dieci appuntamenti al giorno e la testa al prossimo incontro: un evento in quei giorni compete con tutto il resto. Se le settimane di fiera restano la vostra occasione, c'è la guida su come sfruttarle a Bologna. Qui parliamo della serata che ospitate voi, un martedì o un giovedì qualsiasi, in cui siete l'unico impegno nell'agenda dei vostri ospiti.

Chi invitare

Nella stessa sera possono stare insieme pubblici diversi:

• Clienti chiave: non tutti, quelli con cui volete costruire qualcosa nei prossimi anni.
• Fornitori storici: chi vi consegna la materia prima da anni viene ringraziato in pubblico di rado. Invitarlo accanto ai clienti è già un messaggio.
• Partner della filiera: terzisti, trasportatori, studi tecnici, persone che i clienti conoscono solo per nome in fondo alle email.
• Agenti: portano i clienti delle loro zone e, al banco, sono quelli che li conoscono meglio.
• Dalla vostra parte: il titolare, i commerciali che seguono gli ospiti e qualcuno degli acquisti o della produzione, che con i fornitori parla ogni giorno.

Come regola pratica, un padrone di casa ogni tre o quattro ospiti: nessuno resta solo al tavolo, e la serata non sembra una riunione interna.

Invito e conferme di presenza

• Prima la data, poi l'invito. Con la data fermata, tre o quattro settimane di anticipo bastano per una sera infrasettimanale.
• Prima la telefonata, poi l'invito scritto, con data, orario, indirizzo e due righe su cosa si farà. Se si lavora l'argilla o si impasta, ditelo: chi arriva in giacca vuole saperlo.
• Una scadenza per le conferme. Nel modulo serve il numero esatto di partecipanti, e materiali e postazioni si preparano su quel numero: se cambia, ditelo subito al vostro referente in Handsome.
• Diete e accessibilità insieme al sì, da scrivere nelle note della richiesta o, se arrivano dopo, da mandare al referente.

I tavoli: mescolare chi ospita e chi è ospite

La disposizione decide la serata più della tecnica: se i padroni di casa si siedono tutti insieme in fondo alla sala, avete organizzato una cena con un'attività in mezzo.

• Titolare e commerciali al banco con i propri clienti, sparsi fra i tavoli. Si lavora fianco a fianco, non uno di fronte all'altro come in riunione.
• Clienti e fornitori allo stesso tavolo. Il cliente che compra il prodotto finito accanto a chi vi fornisce la materia prima: si vede la filiera che c'è dietro quello che vendete, senza una slide.
• Agenti accanto ai clienti di altre zone, così conoscono persone nuove.
• Concorrenti a tavoli diversi, e segnaposto con il nome. Due clienti che si contendono lo stesso mercato non vanno allo stesso banco, e nessuno deve cercare dove sedersi.

Una tecnica che non mette in imbarazzo nessuno

Fra colleghi si ride di un pezzo venuto storto; davanti a un cliente importante o a un fornitore che si conosce poco, no. Per questo la tecnica si sceglie con un criterio preciso: si guarda molto, si fa poco, e il pezzo riesce. Il Maker mostra il gesto e lo racconta, l'ospite fa la parte che dà soddisfazione senza rischiare.

• Ceramica: decorare o smaltare un pezzo già foggiato, una piastrella, una ciotola, un piatto, invece di partire dall'argilla al tornio. Si lavora seduti e con calma, e il risultato dipende poco dalla manualità di ciascuno. Se lo volete così, scrivetelo nelle note.
• Cucina: la sfoglia tirata insieme e mangiata alla fine: il modo più conviviale di chiudere.
• Pittura e disegno: un piccolo lavoro guidato su un soggetto semplice, utile quando lo spazio è poco. Non è fra le voci del modulo: scrivetela nelle note o scegliete «Sorprendimi».

Nel modulo trovi anche tessitura, cuoio, legno, vetro soffiato e gioielleria, ma non in tutte le zone ci sono botteghe che li fanno: nella risposta ti diciamo cosa si può fare davvero nella vostra zona. Un confronto più ampio fra obiettivi e tecniche è nella guida all'evento aziendale in laboratorio a Milano.

Il ruolo di chi ospita: cinque minuti, niente vendita

Il titolare apre la serata con un saluto di cinque minuti: perché siete lì, chi c'è nella stanza, un grazie a clienti e fornitori. Poi la parola passa al Maker. Niente presentazione commerciale, niente slide, niente catalogo sul tavolo: il valore della serata sta proprio nel fatto che non state vendendo niente.

• I commerciali lavorano al banco, non girano per la sala con il telefono in mano.
• Il prodotto nuovo aspetta la visita delle settimane dopo.
• Foto solo con il consenso degli ospiti, e meglio le mani e i pezzi che i volti.
• Un brindisi alla fine. Se volete chiudere con un aperitivo o una cena, scrivetelo nelle note della richiesta: nella risposta vi diciamo se si può fare nello stesso spazio.

Il mestiere del territorio come racconto della serata

Agli ospiti che arrivano da fuori la serata può raccontare anche il posto dove lavorate. Dove c'è un mestiere di tradizione, partite da lì; altrimenti dalla tecnica che le botteghe della vostra zona fanno già. Qualche esempio:

• Ceramica in Romagna: a Faenza, dove ha sede il Museo Internazionale delle Ceramiche, e in provincia di Rimini, fra Rimini e Misano Adriatico. Per farti un'idea ci sono i workshop in provincia di Rimini.
• Botteghe di ceramica anche altrove: fra Pesaro e Gradara, a Zola Predosa nel Bolognese, a Mestre, nel Veronese e in Sicilia, a Santo Stefano di Camastra.
• Cucina e tessile: nel Novarese ci sono botteghe di cucina fra Borgomanero e Cressa e, a Borgomanero, anche di tessile.

Se la vostra azienda lavora un materiale vicino a una di queste tecniche, segnalatelo nelle note: ne teniamo conto nella proposta.

Dopo la serata: il pezzo che torna

Qui il laboratorio ha un vantaggio che la cena non ha. La ceramica va cotta, e il pezzo torna dopo qualche settimana: ed è un buon motivo per rivedersi. Una volta ritirati i pezzi, il commerciale porta di persona al cliente quello che ha fatto, oppure lo invita a ritirarlo in azienda, con una visita alla produzione. Al fornitore si consegna alla prima riunione utile.

• Chiedete come tornano i pezzi cotti e decidete prima chi li ritira per tutti, e scrivetelo nelle note, così settimane dopo nessuno cerca la propria ciotola.
• Il giorno dopo, un messaggio breve: grazie, una foto del tavolo se gli ospiti erano d'accordo, e l'annuncio che il pezzo arriverà.
• Poi la visita. Quando il pezzo torna, si riparte da lì: di lavoro si parla in quell'occasione, non alla serata.

Con la cucina o la pittura, invece, la serata si chiude lì: la sfoglia si mangia insieme, il quadro si porta a casa. Il motivo per rivedersi lo create voi, con la foto della serata o l'invito alla prossima.

Come funzionano richiesta, proposta e pagamento

1. Compili la richiesta per le aziende: obiettivo «Evento cliente», numero di persone, almeno due date (fino a quattro), fascia oraria, città, budget indicativo a persona, tipo di esperienza e se avete già la location. Se non l'avete, la troviamo noi insieme al Maker.
2. Entro 24 ore ti rispondiamo ed entro 2 giorni lavorativi ricevi la proposta: cosa farete, data e orario, numero di persone, cosa si porta a casa e prezzo a persona, tutto incluso: materiali, Maker e organizzazione. Nessun impegno fino alla conferma.
3. Per fermare la data paghi online l'importo indicato nella proposta, con P.IVA e codice SDI (o PEC), e ricevi la fattura elettronica.
4. Per tutta l'organizzazione hai un solo interlocutore: Handsome. Del Maker, dei materiali e dei tempi ci occupiamo noi; voi pensate agli ospiti.

Se la serata si fa in bottega, la guida sulla bottega artigiana come location a Firenze dice cosa verificare prima; per le voci della proposta c'è quanto costa un team building creativo.