No: partecipare a un workshop non è autorizzare la pubblicazione delle foto. Per mettere online il volto di una persona serve un consenso specifico, chiesto a parte e revocabile in qualsiasi momento. E i dati raccolti con la prenotazione servono a erogare il servizio: per usarli in una newsletter serve un secondo consenso, diverso dal primo.
Su come scattare mentre lavori abbiamo già scritto, così come su come far rendere quel materiale per settimane: scattare foto durante il workshop e dieci contenuti da una sola sessione. Quello che manca è la parte prima e la parte dopo: chi ti deve dire di sì, in che forma, e che cosa puoi tenere quando il corso è finito.
Partecipare non è autorizzare
Sono due cose diverse e conviene tenerle separate in testa. Scattare durante il corso è una cosa. Pubblicare quello scatto - su Instagram, sulla scheda del tuo workshop, su una brochure stampata - è un'altra, e richiede il permesso di chi si vede nella foto.
Il permesso, per valere, ha quattro caratteristiche. È libero: chi dice di no partecipa esattamente come gli altri, senza niente di meno. È specifico: dici dove finirà la foto, non "sui nostri canali". È informato: la persona sa chi pubblica, per quanto tempo e come farti cambiare idea. Ed è revocabile: se fra otto mesi ti scrive "toglila", la togli, senza chiedere perché.
Di spalle non vuol dire irriconoscibile
Una persona ripresa di spalle, o di tre quarti, o con mezzo viso fuori fuoco, resta identificabile se il contesto la identifica: il tatuaggio sull'avambraccio, il nome sul grembiule, la didascalia che dice corso, data e indirizzo. In quel caso è ancora un dato personale, e il consenso serve comunque.
La prova pratica è banale: se un conoscente guarda la foto e dice "quella è Marta", allora è Marta. Quando non te la senti di chiedere, o quando qualcuno ha detto di no, inquadra le mani, il tornio, il pezzo a metà, il banco sporco. Le immagini che ti servono davvero per vendere sono quasi sempre quelle, e per farle non devi chiedere niente a nessuno: come fotografare il laboratorio.
Chiedilo prima, non a fine giornata
Il momento giusto è l'iscrizione, o al massimo i primi minuti in laboratorio, quando nessuno ha ancora le mani nell'argilla. A fine corso la richiesta arriva con la foto già scattata, ed è difficile dire di no a qualcuno che ti ha appena insegnato qualcosa: un sì strappato così vale poco, anche quando è sincero.
Che cosa chiedere al momento dell'iscrizione lo abbiamo già messo in fila altrove - il modulo di iscrizione al workshop - e qui non lo ripetiamo. La parte che quasi nessuno prepara è la seconda: tenere traccia di chi ha detto no, in una colonna a fianco dell'elenco dei presenti, e guardarla prima di pubblicare. Senza quella riga, il no si perde in tre settimane.
I dati della prenotazione hanno una finalità stretta
Nome, email e telefono si raccolgono per una ragione precisa: confermare il posto, mandare il promemoria, gestire una disdetta, emettere la ricevuta. Quella ragione è la finalità, e non si allarga da sola. Mandare a quelle stesse persone l'annuncio del corso di marzo è un'altra finalità, e chiede un consenso separato, chiesto in modo esplicito e dimostrabile.
Su Handsome la tentazione si pone eccome, perché con la prenotazione ti arrivano anche l'email e il numero del partecipante. Nell'elenco trovi il nome, i posti, le note che ha lasciato - allergie, livello, esigenze di accesso - e i suoi recapiti, che ti servono per organizzare la giornata. Proprio per questo la regola conta più di prima: quei recapiti ti sono stati dati per gestire quella prenotazione, non per costruirti una lista. Al momento del pagamento c'è una casella separata e non pre-spuntata, accanto a quella obbligatoria su Termini e Privacy, con cui il cliente sceglie se ricevere le comunicazioni di Handsome sui prossimi workshop: quella spunta riguarda Handsome, non te. Per scrivere tu a quella persona con una tua proposta ti serve una base tua, raccolta da te - email marketing per artigiani - con il consenso giusto.
Il gruppo WhatsApp nato per una sessione
Il gruppo del corso è comodo: mandi l'indirizzo, avvisi del ritardo, condividi le foto dei pezzi finiti. Ha però due effetti che di solito non si considerano. Il primo è che dentro un gruppo ogni partecipante vede il numero di tutti gli altri: stai facendo conoscere a dieci sconosciuti il recapito personale di ognuno, e questo va chiesto prima, non comunicato dopo. Il secondo è che il gruppo sopravvive alla giornata per cui è nato.
La regola di conservazione è la stessa per tutto: i dati si tengono finché servono alla finalità dichiarata, poi si chiudono. Il gruppo nato per la sessione di sabato si archivia quando sabato è passato. Riciclarlo a novembre per annunciare il calendario nuovo è esattamente il passaggio che nessuno aveva autorizzato. Riconoscere chi torna, invece, è utile e si può fare: ma ogni campo che conservi deve avere una ragione, e le ragioni si scrivono - archiviare e riconoscere i clienti che tornano.
Su Handsome il canale resta dentro la piattaforma
La chat con chi ha prenotato è mediata: si scrive dentro Handsome, e il filtro blocca lo scambio di email, numeri di telefono, WhatsApp, Telegram e Instagram, anche quando sono scritti a parole o spezzati apposta. Non è diffidenza verso i Maker. È il modo di tenere lo scambio in un posto solo, quello in cui il cliente ha accettato le condizioni e ha deciso che cosa autorizzare.
Da qui deriva la parte che riguarda te: i recapiti che ti arrivano con la prenotazione servono a erogare il servizio, e il fatto di averli non è un permesso a usarli per altro. Non è una rubrica da esportare: è un elenco di persone che hanno prenotato da te per una data. E la piattaforma non ti da', e non può darti, l'autorizzazione a pubblicare il volto di un partecipante: quella la chiedi tu, alla persona, e la conservi tu.
Se al banco c'è un minore
Con i minori il consenso alla pubblicazione non lo dà chi accompagna: di norma lo danno entrambi i genitori, o chi esercita la responsabilità genitoriale. Vale anche quando in aula c'è solo uno dei due, e vale anche per lo scatto di gruppo di fine corso. La partita è più larga della sola foto - chi firma, chi vigila, chi risponde - e l'abbiamo aperta qui: minori al workshop.
Le cinque cose da tenere in ordine
- Tieni separato scattare da pubblicare: il permesso serve per il secondo.
- Chiedi prima del corso, per iscritto, dicendo dove finirà la foto.
- Segna chi ha detto di no e rileggi quell'elenco prima di postare.
- Se qualcuno ti chiede di togliere, togli, comprese le copie riusate altrove.
- Non trasformare i contatti della prenotazione in una lista promozionale.
Prenotazioni, promemoria e consensi restano dentro la piattaforma, senza rubriche da gestire a mano.
Apri il tuo profilo gratis su HandsomeDomande frequenti
Domande frequenti
- Posso pubblicare sui social le foto dei partecipanti al mio workshop?
- Solo se te l'hanno autorizzato. Il consenso deve essere specifico - dove pubblichi e per quale scopo - dato liberamente e revocabile. Aver partecipato al corso, aver pagato o aver visto la macchina fotografica in mano non equivale ad avere il permesso.
- Basta scriverlo nel modulo di iscrizione?
- Dipende da come è scritto. Una riga infilata in fondo insieme alle altre condizioni non regge: il consenso alla pubblicazione va tenuto separato, spiegato in una frase comprensibile e lasciato libero, cioè con la possibilità di non spuntarlo e partecipare lo stesso.
- Se la persona è di spalle serve lo stesso il consenso?
- Sì, se resta riconoscibile. Un tatuaggio, il nome sul grembiule, una didascalia che indica corso, data e luogo bastano a identificarla. La prova pratica è chiedersi se qualcuno che la conosce, guardando la foto, saprebbe dire chi è.
- Posso aggiungere chi ha prenotato alla mia newsletter?
- No, non automaticamente. I dati della prenotazione hanno la finalità di erogare il servizio; le comunicazioni promozionali sono una finalità diversa e chiedono un consenso a parte. Su Handsome l'email di chi prenota ti arriva, quindi tecnicamente potresti farlo: il fatto che tu l'abbia non è il permesso di usarla per altro. Al pagamento c'è una casella separata e non pre-spuntata con cui il cliente sceglie se ricevere le comunicazioni di Handsome, e quella spunta vale per Handsome, non per te. Per la tua lista serve un consenso tuo, chiesto da te, in un momento in cui la persona capisce che sta iscrivendosi a qualcosa di tuo.
- Per quanto tempo posso tenere foto e contatti dei partecipanti?
- Finché servono alla finalità per cui li hai raccolti, non per sempre. Vale anche per il gruppo di messaggistica creato per una singola sessione: quando la sessione è passata, quel gruppo ha esaurito la sua ragione di esistere. Gli obblighi fiscali sui documenti contabili seguono regole proprie.
- Una persona mi chiede di rimuovere una foto pubblicata un anno fa. Devo farlo?
- Sì. Il consenso è revocabile e non serve una motivazione. Toglila dal post originale e ricordati delle copie: storie riciclate, caroselli, la scheda del corso, la brochure che hai fatto stampare. Il materiale riusato è quello che sopravvive più a lungo.
- Le foto dei pezzi e del laboratorio seguono le stesse regole?
- No, se non c'è nessuno riconoscibile. Mani, attrezzi, banchi, oggetti finiti e ambienti vuoti li pubblichi senza chiedere niente. È anche il motivo per cui conviene costruire una scorta di quel tipo di immagini: sono sempre utilizzabili.
Chiedere il permesso non toglie niente al racconto del laboratorio. Nella pratica succede il contrario: quando la domanda arriva all'inizio, detta in modo chiaro, quasi tutti dicono di sì e lo dicono davvero. E la volta che qualcuno dice di no, tu lo sai prima di pubblicare, non dopo.
